« Environ 380 000 événements d’entreprises et d’institutions
ont été organisés en 2018 en France métropolitaine (séminaires, soirées d’entreprise, événements de communication externe, conventions et assemblées générales…). Il faut y ajouter les 3 137 manifestations musicales, artistiques et culturelles comptabilisées cette même année par le ministère de la Culture et des milliers d’événements sportifs locaux, nationaux et internationaux. » Guide de la communication responsable – Ademe – 2022.
L’événementiel est un secteur, souvent pointé du doigt pour les impacts environnementaux qu’il génère, qui s’engage de plus en plus. Il est donc devenu primordial de mettre en place une démarche d’éco-socio-conception d’événement.
Que vous soyez un commerce prévoyant une dégustation, une marque participant à un salon ou encore l’organisateur.rice d’un festival, découvrez mes conseils pour une communication événementielle plus durable
Conseil n’°1 : Optez pour des alternatives durables
Vous devez sans nul doute le savoir, le secteur de l’événementiel laisse souvent une empreinte carbone significative. Chaque année, des milliers d’événements sont organisés que ce soient d’imposants salons ou de petites manifestations et quelque soit le secteur d’activité. Vous avez, vous aussi, fort probablement l’intention d’organiser votre propre événement. C’est pourquoi, dans ce contexte, il est essentiel de prendre en compte les enjeux environnementaux. Cela signifie non seulement améliorer les performances environnementales et sociales de vos manifestations, mais aussi construire une image positive tout en impliquant pleinement toutes vos parties prenantes.
Pour vous guider dans cette démarche, voici une liste, bien que non exhaustive, d’alternatives durables à mettre en place pour votre prochain événement.
Alternative #1 : Choisir un lieu facilement accessible et géré de façon responsable
Si vous avez fait le choix d’un lieu externe pour votre événement, choisissez le judicieusement.
Bien choisir le lieu de votre événement, c’est s’assurer qu’il sera adapté à vos contraintes et à l’image que vous souhaitez véhiculer, facilement accessible et géré de façon responsable.
Voici donc mes préconisations quant à ce lieu :
Alternative #2 : un stand et du matériel éco-conçu
Pour agir efficacement sur les impacts liés à vos stands et à votre matériel, vous pouvez privilégier des solutions plus respectueuses de l’environnement, tant en qualité d’organisateur que d’exposant.
Optez pour des stands écoconçus, fabriqués à partir de matériaux recyclés ou issus de sources durables.
Alternative #3 : la signalétique pendant l’événement
Réfléchissez soigneusement aux quantités nécessaires, favorisez les supports fabriqués à partir de matériaux recyclés ou réutilisables d’une année à l’autre, et évitez le « jetable ». Optez pour une signalétique sans dates pour permettre une réutilisation sur plusieurs événements. Lorsque la signalétique atteint sa fin de vie, envisagez de la donner à des programmes de recyclage ou à des ressourceries pour lui donner une seconde vie.
Alternative #4 : Sélectionner des objets promotionnels utiles et écoconçus
Lorsque vous envisagez de distribuer des objets promotionnels, privilégiez des options utiles et respectueuses de l’environnement. Veillez à ce que l’origine de ces objets soit transparente, avec une préférence pour les produits locaux, les matériaux recyclés, et ceux fabriqués par des entreprises sociales. Optez pour des objets porteurs de sens, tels que des textiles certifiés Écolabel européen, des produits issus de l’agriculture biologique, ou ceux fabriqués par des personnes en situation de handicap. Assurez-vous également que les sous-traitants à l’étranger respectent les normes de l’Organisation internationale du travail. De plus, considérez des alternatives aux objets promotionnels traditionnels, comme des expériences sensorielles, des rencontres avec des experts, ou d’autres souvenirs mémorables pour votre public.
Conseil n°2 : des outils de communication bien réfléchis
Dans cette deuxième partie, je vous invite à questionner votre communication.
Abandonnez la stratégie du « tout papier » en utilisant Internet pour partager les informations générales telles que les dates, le programme, les formulaires d’inscription et les moyens d’accès. Cette approche vous permet d’éviter l’envoi de courriers, d’accélérer le processus d’inscription en ligne, et d’élargir votre connaissance de votre public grâce aux formulaires en ligne.
Cependant, il est essentiel de reconnaître que les outils numériques ne sont pas sans impacts environnementaux et sociaux. Dans le cadre de votre événement, évitez les affichages numériques tels que les écrans de télévision ou les projections, sauf si les informations nécessitent une mise à jour régulière (comme les menus ou les plans). Pour les documents fréquemment consultés, comme les plans et les programmes, privilégiez une version imprimée respectueuse de l’environnement plutôt qu’une version numérique. Par exemple, envisagez la création d’un document unique, concis et écologique qui pourrait servir de plan d’accès et de programme.
Lorsque vous distribuez des documents imprimés, faites-le de manière réfléchie et évitez une diffusion massive de tracts. Optez plutôt pour un affichage ciblé dans des endroits stratégiques. N’oubliez pas d’apposer une mention du type « ne pas jeter sur la voie publique » sur vos documents pour encourager une gestion responsable des déchets.
Conseil n°3 : un exemple inspirant, à la découverte du festival Agitaterre
Pour vous inspirer, je souhaite vous présenter le Festival Agitaterre, un événement dédié aux alternatives durables et locales en Occitanie. Même si l’engagement en faveur de l’environnement est naturel pour un festival axé sur cette thématique, je tiens à vous montrer concrètement en quoi il est écoresponsable et à vous présenter les engagements concrets des organisateurs :
- Les repas des bénévoles sont préparés avec soin par CROQUE, une cantine éco-responsable et végétarienne gérée par l’association.
- La buvette et les Foodtrucks privilégient les approvisionnements locaux, et des écocups consignés sont utilisées pour réduire les déchets.
- Pour la conception des Tee-shirts aux couleurs du festival, des techniques d’impressions artisanales sont mises en œuvre.
- Des solutions pratiques de covoiturage sont proposées pour faciliter les déplacements des festivaliers grâce à Mobicoop.
- Les organisateurs encouragent l’utilisation de vaisselle lavable et réutilisable par les foodtrucks afin de minimiser la présence d’assiettes et de couverts en carton dans les déchets. De plus, un système d’autowash est mis en place.
- Les toilettes sèches à compostage sont mises à disposition, permettant une économie considérable d’eau par rapport aux toilettes classiques.
- La signalétique et la décoration du festival sont réalisées sur place lors d’ateliers en utilisant du matériel de récupération.
- Les exposants du festival sont soigneusement sélectionnés pour leur adhésion aux valeurs écoresponsables du festival.
L’outil : une checklist de planification pour vos événements
Je vous partage une checklist afin de vous aider dans la planification de vos événements. Elle est spécialement conçue pour les entreprises et les professionnels de la communication désirant organiser des événements tout en minimisant leur impact sur l’environnement.
En intégrant progressivement ces pratiques écoresponsables dans nos événements, nous pouvons avoir un impact positif sur notre société. Que ce soit en choisissant des lieux adaptés, en favorisant les transports durables, en minimisant l’utilisation de supports papier ou en repensant nos objets promotionnels, nous pouvons tous jouer un rôle dans la promotion d’une communication événementielle plus durable.
Si vous avez besoin d’assistance ou de conseils supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter.
Mathilde Bouterre
Consultante en marketing & communication responsables
